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Was muss auf einer Rechnung stehen?

Es besteht eine generelle Pflicht, eine Rechnung zu stellen. Unternehmer müssen auch dann Rechnungen ausstellen, wenn sie eine umsatzsteuerfreie Leistung abrechnen.

Hier erfahren Sie , was Sie beim Erstellen einer Rechnung beachten müssen.

Rechnungen an Privatpersonen

Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern sind Betriebe nicht verpflichtet, eine Rechnung zu stellen. Ausnahme: Ordnungsgemäße Rechnungen sind auch an private Auftraggeber zu stellen, wenn über eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird.

Solche Leistungen sind zum Beispiel

  • alle Arten von Bauleistungen (egal, ob sie unter § 13b UStG fallen oder nicht)
  • Reparaturen und Wartungsarbeiten
  • Reinigungsarbeiten
  • gärtnerische Leistungen

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

  •  vollständiger Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge/Umfang und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung oder bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Zahlung, sofern der Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist
  • Aufschlüsselung des Entgelts (Nettobetrag) nach einzelnen Umsatzsteuersätzen bzw. Steuerbefreiungen
  • jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  • anzuwendender Umsatzsteuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
  • bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen an einem Grundstück ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist des Leistungsempfängers, wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist
  • bei Schlussrechnungen: vor Ausführung der Leistung vereinnahmte Anzahlungen (Nettobetrag + Umsatzsteuer), wenn Anzahlungsrechnungen erteilt worden sind
  • bei Leistungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedstaaten die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers UND des Leistungsempfängers
  • "Gutschrift"
  • "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
  • "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" (Hinweis auf § 37 HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG)

 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden. Der Antrag kann online (  www.bzst.de ) oder schriftlich formlos unter Angabe des umsatzsteuerlich zuständigen Finanzamts und der Steuernummer gestellt werden.

Schriftliche Anträge sind an folgende Adresse zu richten:

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

Rechnungen über Kleinbeträge

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Menge/Umfang und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/sonstiger Leistungen
  • Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe
  • anzuwendender Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung

Frist zur Ausstellung von Rechnungen

Alle Rechnungen - sowohl an private Auftraggeber als auch an Unternehmen - sind innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung auszustellen. Bei Werklieferung ist dies regelmäßig der Zeitpunkt der Fertigstellung beziehungsweise der Abnahme.

Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG) und sonstige Leistungen (§ 3a Abs. 2 UStG) in einem anderen EU-Mitgliedstaat sind bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen. Die verkürzte Frist gilt nicht für Werkleistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück.

Wird die Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig gestellt, so liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, die mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Dies gilt nicht für die verkürzte Frist.

Umsatzsteuer: Steuerschuldumkehr

Bei der Umsatzbesteuerung von Bauleistungen gelten Sonderregeln, die zu einer Steuerschuldumkehr führen, wenn der Auftraggeber (und Rechnungsempfänger) ein Unternehmer ist, der im Rahmen seines Unternehmens Bauleistungen erbringt. Die Finanzverwaltung hat hierzu mehrseitige Anwendungserlasse eingeführt, auf die hier im einzelnen nicht eingegangen werden kann. Insgesamt ist jedoch die Tendenz festzustellen, dass die Finanzverwaltung den Begriff der Bauleistung weit auslegt, sodass es häufiger zur Umsatzsteuerschuldumkehr kommt.

Weitere Informationen

Das Bundesministerium der Finanzen hat mehrere erläuternde Schreiben (sog. BMF-Schreiben), zuletzt vom 25. Oktober 2013, veröffentlicht und darin viele Fragen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung beantwortet.

Die BMF-Schreiben sind im Internet abrufbar unter:

  www.zdh.de

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Tel. 07131 791-140
Fax 07131 791-2540
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