Was muss auf einer Rechnung stehen?

Unternehmer müssen auf einer Rechnung immer entweder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder ihre Steuernummer angeben. Sonst drohen Strafen und der Rechnungsempfänger verliert seinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Außerdem besteht eine generelle Pflicht, eine Rechnung zu stellen. Bisher war dies nur nötig, wenn der Empfänger es verlangte. Jetzt müssen Unternehmer selbst dann Rechnungen ausstellen, wenn sie über eine umsatzsteuerfreie Leistung abrechnen.

Angaben, die alle Rechnungen enthalten müssen:

  1. den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers;
  2. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers;
  3. das Ausstellungsdatum;
  4. eine fortlaufende Rechnungsnummer;
  5. Menge/Umfang und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/sonstigen Leistung;
  6. der Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung oder bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Zahlung, sofern der Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum (s. 3) identisch ist;
  7. Aufschlüsselung des Entgelts (Nettobetrag) nach einzelnen Umsatzsteuersätzen bzw. Steuerbefreiungen;
  8. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist;
  9. den anzuwendenden Umsatzsteuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung;
  10. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag;
  11. bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen an einem Grundstück einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist des Leistungsempfängers, wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist;
  12. bei Schlussrechnungen: vor Ausführung der Leistung vereinnahmte Anzahlungen (Nettobetrag + Umsatzsteuer), wenn Anzahlungsrechnungen erteilt worden sind;
  13. bei Leistungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedstaaten die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers;
  14. "Gutschrift";
  15. "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
  16. "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" (Hinweis auf § 37 HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG).

Rechnungen an Privatpersonen

Ordnungsgemäße Rechnungen sind seit 2004 auch an private Auftraggeber zu stellen, wenn über eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird.

Solche Leistungen sind zum Beispiel

- alle Arten von Bauleistungen (egal, ob sie unter § 13b UStG fallen oder nicht),
- Reparaturen und Wartungsarbeiten,
- Reinigungsarbeiten und
- gärtnerische Leistungen u.a.

Hinweispflicht

Der private Leistungsempfänger hat die Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Der leistende Unternehmer muss in der Rechnung auf die Aufbewahrungsfrist hinweisen (z. B. "Der private Leistungsempfänger hat diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren."). Die Hinweispflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen.

Frist zur Ausstellung von Rechnungen/Ordnungswidrigkeit

Alle Rechnungen (sowohl an private Auftraggeber als auch an Unternehmer) sind innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung (bei Werklieferung ist dies regelmäßig der Zeitpunkt der Fertigstellung bzw. Abnahme) zu stellen.

Neu ab 30. Juni 2013: Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG) und sonstige Leistungen (§ 3a Abs. 2 UStG) in einem anderen EU-Mitgliedstaat sind bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen. Die verkürzte Frist gilt nicht für Werkleistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück.

Wird die Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig gestellt, so liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, die mit einem Bußgeld von bis zu 5.000,- Euro geahndet werden kann. Dies gilt nicht für die verkürzte Frist.

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150,- Euro nicht übersteigt, müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers; 
  2. das Ausstellungsdatum;
  3. Menge/Umfang und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/sonstigen Leistung;
  4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe und
  5. den anzuwendenden Umsatzsteuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Bei der Umsatzbesteuerung von Bauleistungen gelten Sonderregeln, die zu einer Steuerschuldumkehr führen, wenn der Auftraggeber (und Rechnungsempfänger) ein Unternehmer ist, der im Rahmen seines Unternehmens Bauleistungen erbringt. Die Finanzverwaltung hat hierzu mehrseitige Anwendungserlasse eingeführt, auf die hier im einzelnen nicht eingegangen werden kann. Insgesamt ist jedoch die Tendenz festzustellen, dass die Finanzverwaltung den Begriff der Bauleistung weit auslegt, sodass es häufiger zur Umsatzsteuerschuldumkehr kommt.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden. Der Antrag kann online (www.bzst.de) oder schriftlich formlos - unter Angabe des umsatzsteuerlich zuständigen Finanzamts und der Steuernummer - gestellt werden.

Schriftliche Anträge sind an folgende Adresse zu richten:

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

Weitere Informationen

Das Bundesministerium der Finanzen hat mehrere erläuternde Schreiben (sog. BMF-Schreiben), zuletzt vom 25. Oktober 2013, veröffentlicht und darin viele Fragen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung beantwortet.

Die BMF-Schreiben sind im Internet abrufbar unter: www.zdh.de/Rechnungsstellung

Ansprechpartner

 
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Ass. jur. Rüdiger Mohn
Recht

Tel. 07131 791-140
Fax 07131 791-2540
Ruediger.Mohn@hwk-heilbronn.deE-Mail
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Seite aktualisiert am 23. März 2015online seit 15. September 2006

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